【知らないと後悔する】オンライン秘書のデメリットと失敗しないための対策

「オンライン秘書に興味はあるけど自分にあっているか心配」
「オンライン秘書の仕事のデメリットを知っておきたい」

オンラインで企業や個人の事務作業をサポートする「オンライン秘書」。

柔軟性の高い働き方で多くのスキルを身につけられるため、在宅ワークの選択肢として人気が高まっています。

一見メリットばかりですぐに始めてみたくなりますが、見切り発車で始めてしまうと後悔してしまう可能性も..。

メリットだけでなく、デメリットもしっかり把握して仕事を始めた時に後悔しないようにしたいですよね。

この記事では、オンライン秘書の仕事内容から、知っておくべきデメリット、失敗しないための具体的な対策までを詳しく解説します。

デメリットをよく理解して、オンライン秘書を長く続けるための知識として活用しましょう。

オンライン秘書ってどんな仕事？

オンライン秘書とは、インターネットを通じてクライアントの事務作業をサポートする仕事です。

経営者や役員、管理職などが業務に集中しやすくなるため、多忙な企業や個人事業主から重宝されています。

以下では、具体的な仕事内容やどんな人が働いているかについて解説します。

在宅でできる事務サポートの仕事

オンライン秘書の仕事はすべてオンラインで完結するのが特徴。

メールの返信やスケジュール調整といった基本的な業務からSNSの運用サポート、資料作成、リサーチまで、幅広い業務を行います。

時には、交通機関やホテルの予約などの出張手配や、レストランのリサーチや予約をして会食手配をすることも。

単純な事務作業スタッフではなく、クライアントの売上を上げたり生産性を上げるという重要な役割を担っているのです。

仕事は、オンラインツールを使って業務を進めるためパソコンとネット環境さえあれば、自宅やカフェなど好きな場所で働けるのが魅力です。

どんな人がオンライン秘書として働いているのか

オンライン秘書は、過去に事務職や秘書経験を経験し、スキルを活かして自宅で効率的に仕事をしたいという人が多く働いています。

家事や育児と両立しやすく、柔軟な働き方ができるため主婦層も多く、パソコンスキルがあり、コミュニケーションが得意な人には特に向いています。

また、在宅ワークは自分の裁量で進めていくため、スケジュール管理や納期管理を徹底できる自己管理能力が高い人も多いでしょう。

オンライン秘書の主な仕事内容

オンライン秘書の仕事は、クライアントのビジネスを円滑に進めるためのサポート業務全般です。

業務内容は多岐にわたりますが、主に以下の4つが中心となります。

① メールやスケジュールの管理

スケジュール管理は、忙しいクライアントの時間を効率的に管理しコミュニケーションを円滑にするための業務です。

社内外の会議や商談の日程調整、会議室の予約などを行ったり、タスクやToDoリストを管理し仕事の進捗をサポートします。

メール管理では、クライアント宛のメールの一次対応をしたり、重要度の高いメールの振り分けをするのが仕事です。

② 会議・資料作成などのサポート業務

会議資料の作成や修正、議事録の作成などのサポート業務も仕事の一つです。

オンライン会議に参加して議事録を作成したり、 PowerPointによるプレゼン資料や簡単な企画書の作成および修正、Excelを使ったデータ整理なども行います。

③ 経理・請求書発行などの事務サポート

企業の運営に欠かせない経理や財務業務も担当します。

経理では、事業全体のお金の流れを扱うため経理の専門的な知識が必要で、お金の流れを記録、管理、分析するのが仕事です。

また、請求書や領収書の発行・管理、社員の経費精算のチェック、振込・納付代行、月次締め処理など仕事は多岐にわたります。

④ SNS運用・リサーチなどの広報補助

企業の広報活動や情報収集のサポートも重要な業務です。

SNSの運用代行や投稿作成、コメント管理、新規事業や市場の情報収集、競合調査などを行います。

オンライン秘書のデメリット

オンライン秘書は魅力的な働き方ですが、始める前に知っておきたいデメリットもあるのでよく把握しておきましょう。

デメリットを理解しておくことで、仕事のトラブルを未然に防ぎ、長く働き続けることができます。

① 業務範囲が曖昧で、仕事量が増えやすい

業務委託契約の場合、業務範囲や作業時間が曖昧だとクライアントから次々に新しい依頼が来てしまうことがあります。

「これもお願いできますか？」と気軽に頼まれるうちに、気づいた時には想定以上の業務量になっていたということも。

時間外労働やサービス残業が増えてしまうリスクがあるため、注意が必要です。

② クライアントごとにやり方が違い、対応が大変な場合もある

複数のクライアントを掛け持つ場合、それぞれが異なるツールやフロー、ルールを設けているため、対応を切り替えるのが大変だと感じる場合もあります。

A社はSlack、B社はChatwork、C社はメールなどコミュニケーションツールが異なることもあり、クライアントごとにやり方を覚え、頭を切り替える手間が発生するでしょう。

③ 収入が安定しにくい（契約が急に切れることも）

オンライン秘書は、正社員ではなく業務委託契約が基本です。

そのため、クライアントの経営状況や方針変更に影響されやすく、契約が急に終了してしまう可能性もあります。

常に新しい案件を探す必要があるという場合もあり、収入が不安定になりやすいです。

④ 指示がチャット中心で、誤解が生まれやすい

オンライン秘書の仕事のやりとりは、基本的にチャットツールやメールを利用したテキストベースが中心となります。

対面とは異なり表情や声のトーン、ニュアンス、温度感が伝わりにくく指示の誤解や認識の違いが生じやすいため注意が必要です。

こまめな確認や、必要に応じてWeb会議などをする必要があり、相手の意図を正確に理解し、適切な言葉選びと文章構成でコミュニケーションをとることが大切になります。

⑤ 一人で抱え込みやすく、孤独を感じやすい

オンライン秘書などの在宅ワークは、基本的に一人で黙々と作業をする仕事です。

同僚との雑談やランチ休憩といった息抜きがなく、孤独を感じたり誰にも相談できずに問題を抱え込んでしまったりすることがあります。

オンライン秘書のデメリットを防ぐための対策

オンライン秘書のデメリットは、事前に適切な対策をすることでトラブルを未然に防ぎ、快適に働き続けることが可能です。

以下では、オンライン秘書のデメリットを防ぐための対策を5つ解説します。

対策①｜契約前に業務範囲・連絡頻度を明確にしておく

業務範囲の曖昧さによる仕事量の増加を防ぐためには「どこまでが自分の仕事か」をはっきりさせておきましょう。

契約を結ぶ前に、業務範囲や作業時間、対応可能時間を明確に提示して、合意を得ることが大切です。

「平日の9時〜17時のみ対応可能」など、自分が対応できる時間を具体的に伝えたり、どのツールを使い、どの程度の頻度で連絡を取り合うか決めておきます。

対策②｜タスク管理ツール（Notion・Trelloなど）を使って対応漏れを防ぐ

複数のクライアントや案件を同時に管理するためには、Notion、Trelloなどのタスク管理ツールを使い対応漏れや納期遅れを防ぎましょう。

すべての案件の進捗状況や納期、連絡事項を一括管理して仕事を見える化することで、業務効率を格段に上げることができます。

対策③｜自分の「できる・できない」を正直に伝える

無理な依頼や自分のスキルでは難しいと感じた場合は、曖昧な返事や無理な引き受けはせずに「できません」とはっきり伝える勇気を持ちましょう。

曖昧な返事をしてあとからトラブルになるよりも、正直に伝えるほうが長期的な信頼関係を築く上では大切です。

その際は「現時点では難しいですが、〇〇であれば可能です」のように代替案を提案できると、信頼を損なわずに済みますよ。

対策④｜複数のクライアントを持ち、リスクを分散する

収入の不安定さを解消するためには、1社だけに依存せず、複数のクライアントと契約を結んでリスクを分散させることが大切です。

万が一、1社との契約が終了しても他の収入源があれば生活への影響を最小限に抑えられます。

収入が安定していても、常に新しい案件をクラウドソーシングサイトなどでチェックしておきましょう。

対策⑤｜スキルを磨き、単価交渉ができる立場を目指す

SNS運用やWebマーケティング、経理ソフトの知識などの専門的なスキルをさらに磨き、替えの効かない人材となることで、単価交渉ができる立場を目指しましょう。

低単価な案件ばかりでは、十分な収入を得るのが難しくなるため、スキルアップをして自分の市場価値を高めることが大切です。

オンライン秘書に向いている人・向いていない人

オンライン秘書として成功して長く働き続けるためには、スキルだけでなく、個人の性格や働き方への適性も重要なポイントです。

以下では、オンライン秘書に向いている人と向いていない人の特徴を解説します。

オンライン秘書に向いている人はこんな人

オンライン秘書は、クライアントからの信頼を得ることが最も重要です。

基本的なパソコンスキルのほかに、以下のような能力があるとオンライン秘書に向いていると言えるでしょう。

こういう人はオンライン秘書に向いていないかも…

一方でオンライン秘書に向いていない人の特徴は以下の通りです。

オンライン秘書においては、自発的に仕事をしたいという気持ちはマイナスに働いてしまいます。

オンライン秘書の仕事はクライアントからの指示に基づいて動くサポート業務が中心のため、自発的に企画立案などをしたい人には物足りないかもしれません。

オンライン秘書として失敗しないために意識したいこと

オンライン秘書として失敗しないためには、以下の3つの意識が重要になります。

① クライアントを選ぶ力を育てる

残念ながらクラウドソーシング上には、悪質なクライアントも存在します。

募集内容やクライアントの評価をしっかり確認する力を養い、クライアント選びに失敗することのないようにしましょう。

「怪しい」「条件が合わない」「対応が雑」などの違和感を感じたら、契約を見送る勇気も必要です。

② 仕事よりも「信頼関係」を重視する

オンライン秘書の仕事は、クライアントとの信頼関係の上に成り立ちます。

丁寧なコミュニケーションや迅速なレスポンス、期限内の納品を徹底することが、長期契約や次の仕事につながるでしょう。

③ 無理をしない働き方で、長く続ける

自分のキャパシティを超える量の仕事は引き受けず、無理なく続けられるペースを見つけることが大切です。

スケジュールの中に休憩やリフレッシュする時間も取り入れ、心身の健康を保ちましょう。

対応できない事情が発生した場合は、無理せずにクライアントに相談できる関係性を築いておくということも重要になります。

オンライン秘書を始める前に準備しておきたいこと

オンライン秘書は未経験でも挑戦しやすいですが、いきなり応募するのではなく事前準備をすることでスムーズに仕事を始められます。

以下では、オンライン秘書を始める前に整えておきたいおきたい3つの準備を解説します。

① 必要なスキルとツールを理解する（Google・Slack・Zoomなど）

オンライン秘書の仕事に特別な資格は不要ですが、仕事で使う基本的なツールやスキルは押さえておく必要があります。

多くのクライアントが効率化のために特定のツールを使用しているため、事前に使い方を理解しておくと仕事がスムーズでしょう。

特にGoogle WorkspaceやSlack、Chatwork、Zoomなどのコミュニケーションツール、Trello、Notionなどの管理ツールは活用される場合が多いです。

無料プランがあるツールも多いので、触ってみて慣れておきましょう。

② 最初の案件は「小さく始めて慣れる」

最初のうちは収入を得ることよりも、オンラインでの仕事の進め方に慣れたり、クライアントとのコミュニケーション方法を学ぶことのほうが大切です。

データ入力などの簡単なタスクなど、未経験でも取り組みやすい単発の案件から少しずつ始めて慣れていきましょう。

③ クラウドソーシングで実績を積む（クラウドワークス・ココナラなど）

クライアントから信頼を得るためには、クラウドワークスやココナラなどのクラウドソーシングサイトを活用して実績を積むのがおすすめです。

小さな案件でも丁寧にこなし、クライアントから良い評価をもらうことで信頼度が上がり、次の案件を受注しやすくなります。

よくある質問

以下ではオンライン秘書に関するよくある質問にお答えします。

オンライン秘書は未経験でもできる？

オンライン秘書は、基本的なPCスキルやビジネスマナーがあれば始められる案件が多くあります。

最初はデータ入力など簡単なタスクから小さく始め、経験を積んでスキルアップしていきましょう。

オンライン秘書ってどのくらい稼げるの？

最初のうちは時給換算で1,000円以下になることもありますが、スキルアップして専門的な業務をするようになれば、月収10万円以上も目指せます。

安定した収入を得るためには、複数のクライアントと長期契約を結ぶことが鍵となるでしょう。

子育ての合間でもできる？

オンライン秘書は、子育てをする主婦が多く働いている仕事です。

通勤時間がなく生活のスキマ時間を活用して働けるため、家庭を両立させるには適した働き方と言えるでしょう。

スケジュール管理を徹底し家族の理解と協力を得たり、対応可能な時間帯をクライアントに伝えて無理のない範囲で仕事をすることが大切です。

まとめ：デメリットを知ることは、目指すのをやめる理由ではなく「続ける準備」になる

オンライン秘書は在宅でできる魅力的な仕事ですが、デメリットを理解しないで始めてしまうと思わぬ壁にぶつかってしまうかもしれません。

デメリットを知ることは、決して目指すのをやめる理由ではなく、失敗せず仕事を続けるための「準備」になります。

契約前の確認や自己管理の徹底、スキルアップへの意欲があれば、きっとオンライン秘書として長く活躍できますよ。

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